MPI Academy - “Je leert ook van elkaars ervaringen”

Vanuit de MPI Academy van MPI Netherlands Chapter worden elk jaar diverse trainingen en masterclasses georganiseerd voor leden en niet-leden. Op donderdag 11 april stond de training bij Carlton President Hotel in het teken van strategische congresacquisitie.

De MPI NL Academy is in 2016 opgericht en heeft als doel om het vakgebied verder te professionaliseren. Meeting- en eventplanners en suppliers (zowel leden als niet-leden) kunnen via de MPI Academy elke maand een training of masterclass volgen om zo een verdiepingsslag te maken. De commissie achter de MPI Academy rouleert jaarlijks en bestaat onder andere uit een PCO, een destinatiebureau en een meetingplanner. Aan de bijeenkomsten nemen gemiddeld 8 tot 12 professionals deel. “Het mooie van de MPI Academy is dat we de branche met elkaar naar een hoger niveau kunnen tillen”, vertelt commissielid Ingrid Rip. “We letten erop dat de lesstof ook meteen toepasbaar is binnen de dagelijkse werkzaamheden van de deelnemers.” Bijzonder is dat naast het Amerikaanse chapter, Nederland vooralsnog het enige land is waar een MPI Academy actief is.

Ervaringen delen
Ingrid Rip heeft inmiddels 27 jaar ervaring binnen de branche opgedaan en honderden bids uitgebracht. Haar praktijkervaringen heeft ze omgezet in een vijfstappenplan. Aan de hand van dit plan krijgen de zes deelnemers vandaag alle ins en outs over de wereld van associatiecongressen mee. Allereerst mogen de deelnemers hun eigen specifieke leerdoelen noteren en op de muur plakken. Vervolgens worden de vijf stappen uitgebreid doorgelopen. De deelnemers wordt actief gevraagd naar hun kennis en ervaringen. Ook gaan ze regelmatig in kleine groepen uiteen om samen te brainstormen of opdrachten uit te voeren. Ingrid geeft de deelnemers zoveel mogelijk inzicht in de associatiemarkt en praktische tips die meteen kunnen worden toegepast. Enkele weken na de training kunnen de deelnemers met de trainer een online coachingsessie inplannen om het geleerde te vertalen naar de individuele situatie . “De meeste deelnemers hebben zelf al de nodige ervaring opgedaan, maar een training zet nog even de puntjes op de i. Daarnaast leer je van elkaars ervaringen.”

Aanvulling
Na afloop van de training borrelen de deelnemers samen met Ingrid nog even na in het restaurant van Carlton President Hotel. De deelnemers komen uit verschillende hoeken en hebben elk hun eigen reden om deel te nemen aan de training. Sabine Erkelens van The Hague Convention Bureau is bijvoorbeeld heel goed bekend met de ICCA-database en weet precies waar ze alle beschikbare informatie kan vinden, maar ze wil wel graag weten hoe ze vervolgens het beste het proces aan kan pakken. “De tips die ik heb meegekregen, ga ik meteen inzetten bij het opzetten van bidboeken. De online coachingsessie kan ik gebruiken om te klankborden. Ik vond het ook erg leuk om er samen met de andere kandidaten nader op in te gaan en ervaringen uit te wisselen. Een locatie heeft een hele andere insteek dan een convention bureau.”

Ook Kitty Onder de Linden van Congresregio was op zoek naar theoretische en praktische kennis over de associatiemarkt. “Dankzij de training heb ik een nog betere focus hoe ik de regio het beste op de kaart kan zetten. De kennis en aandachtspunten zijn een hele waardevolle aanvulling op hetgeen ik al wist. Daarnaast zet de training je op scherp en ga je kritisch nadenken over hoe je deze processen zelf aanpakt en hoe dit beter kan. De training is erg dynamisch en actief. Het uiteengaan in kleinere groepjes vond ik een prettige werkwijze.”

Alfred Keizer, Senior Lecturer Conference & Event Management bij Hoge Hotelschool Leeuwarden vindt het vooral belangrijk om de contacten met de praktijkkant van het vak te houden. “Onderdeel van de opleiding is het maken van een bidboek en het verrichten van voorbereidend onderzoek. Specifieke kennis over de associatiemarkt komt daarbij zeker van pas. Deze training was de ideale gelegenheid om meer te leren over deze specifieke markt. Het mooie is dat je inzicht krijgt in het totale proces. Ook was de sfeer erg leuk.”

Benieuwd naar de overige trainingen en masterclasses van de MPI Academy? Dit jaar worden er onder andere nog bijeenkomsten over interaction design, presenteren en micro-expressie gegeven. Het complete overzicht is te vinden op www.mpiweb.nl.

Vijf tips voor het benaderen van de associatiemarkt

• Besteed tijd aan het doorgronden van de cultuur van een vereniging. Zorg dat je weet wat er binnen een bepaalde vereniging speelt zodat je geen belangrijke informatie mist.

• Veel organisaties gaan uit van vanzelfsprekendheden. Kijk eens met een andere blik naar het congres en betrek er eens andere mensen bij in plaats van enkel de gebruikelijke stakeholders.

• Hoe meer interactie je inzet tijdens het congres , des te meer er blijft hangen. Maak gebruik van actieve werkvormen zoals brainstorms, debatten of break-out sessies.

• Lobbyen is een heel belangrijk, maar ondergewaardeerd middel in de bidfase.

• Doe je werk met passie en plezier, dat straalt  af op onder andere je (potentiële) opdrachtgever. Mooie bijkomstigheid: je output groeit en je creatieve vermogens ook.